领导重视是关键

2019-05-29 15:08

在档案管理过程中,应该要对管理制度进行完善,从而使得档案管理过程可以更加规范化。首先,应该要对档案工作人员的责任进行明确,使得不同的人员能够明确知道自己的工作内容,同时要建立完善的奖惩制度,对于在档案工作中出现问题的人员要进行惩罚,使得档案管理人员能够带着责任感去工作,减少工作中的出错率。其次,应该要加强对档案工作的监督制度的完善。事业单位的档案工作要想实现规范化发展,则必须要在日常工作中加强对其的监督管理,使得事业单位的档案管理可以受到监督,对于一些重要的档案要加强分类和保存。第三,应该要对人事档案管理制定统一的标准。比如对于档案管理的方式、档案文件的格式等,都要制定统一的标准,有助于档案管理人员对档案管理工作进行完善,促使事业单位各种档案能够得到有效地保存。第四,加强人事档案安全管理制度的完善。档案是属于事业单位的内部资料,很多档案的机密性较高,因此必须要加强安全管理,防止档案信息的泄露。在人事档案管理创新的过程中,往往也会遇到一些安全问题,尤其是信息安全,是最需要防范的问题,人事档案管理过程中,要积极制定安全防护制度,对人员进入档案管理系统的权限进行设置等,从而使得事业单位的档案管理系统得到安全保护。

随着市场竞争不断加强,事业单位在市场环境中面临的压力也越来越大,在新时期,如果事业单位不能对管理模式进行创新,则会导致事业单位的发展变得缓慢,甚至逐渐被淘汰。在新的时代背景下,档案管理理念应该要不断创新,尤其是面对信息化社会而言,这种创新更应该要及时、到位。由于当前很多事业单位在发展过程中对各种现代化的管理意识认识不到位,对现代市场经济中的竞争意识不足,因此没有注意到档案管理的信息化的重要性。在未来的发展过程中,应该要积极加强对事业单位对档案信息化管理模式的认识,对档案管理体系进行完善,从而使得档案管理工作能够得到有效地完成,借助信息化手段对一些档案工作进行处理,对事业单位的人员进行调配,使他们发挥出更加重要的作用。

综上所述,加强企业人事档案管理信息化建设,提升人事档案应用价值,为企业加强人才管理、优化资源配置、完善管理体系提供重要的档案数据,具有重要意义。只有加大企业人事档案管理信息化建设的投入,进一步健全和完善信息化管理机制,打造一批专业化的人事档案管理队伍,才能推动企业人事档案管理信息化建设步入更加科学化、规范化、高效化轨道。

在事业单位改革不断推进的过程中,越来越多的事业单位开始重视档案管理,对档案管理模式进行改革,当前很多事业单位积极制定档案管理的规章制度,对事业单位的各项工作进行协调,但由于当前有的管理人员的管理意识和方法比较落后,档案管理信息化意识不足,因此使得档案管理过程中的信息化程度不够,很多档案管理工作依旧采用传统的方式,没有借助各种信息技术手段进行高效管理,传统的管理方式又不规范,所以使得很多档案管理水平不高,存在管理不规范的问题。人事档案管理对于整个事业单位的发展都有十分重要的意义,在事业单位改革过程中,事业单位的领导越来越深刻地意识到人员才是单位发展的重要竞争力,是单位发展的潜力,因此加强对人事档案的科学化和规范化管理,可以促进事业单位加强对人力资源的利用,激发工作人员的积极性,为事业单位的发展贡献出更多力量。但当前有的事业单位在发展过程中对档案进行管理的时候还存在一些问题,具体问题主要有几个方面:

1.2人事档案管理人员素质较低。作为档案管理工作的主要执行者,传统的档案管理模式下,工作人员的观念较为守旧、落后,工作素质不够达标是劳动人事档案管理存在的重要问题之一。特别是在目前的发展情况下,档案管理人员的专业素质如果不达标,对于整个劳动人事档案的管理工作都有着不良的影响,尤其在人们对档案资料等信息资源需求日益增长的今天,档案管理人员的思想落后守旧,墨守成规,没有信息管理的意识,对于管理工作缺乏热情或是缺乏创新思想等等问题,都会使得管理人员无法对人事档案管理工作的新模式或是新设备进行熟悉和掌握,不利于提高档案管理工作的效率,不能适应现代化社会的发展需要。

1.3人事档案管理失真性严重。人事档案材料是指导各事业单位进行合理的人力资源配置的重要资料和参考内容,其真实性意义重大,也是人事档案的重要价值所在。人事档案的失真可能会造成劳动当局在正常工作的分配和组织方面出现偏差。特别是由于当前的档案材料还没有摆脱传统的限制,在内容方面偏向了个人履历以及工资待遇等几个狭窄的方面,而对一些诸如教学研究及行政业务等与实际成绩有关的内容有所欠缺。此外,由于人员对于相关档案的录入不严格,或是相关部门未能对其行为进行规范等等原因,使得在信息的录入方面存在着虚假信息或是失误等现象,在一定程度上影响了对人事档案的认证效果,可能会致使事业单位在识人用人方面出现偏差。

(三)档案管理的信息化程度较低。科学技术的不断发展,使得计算机网络技术走进各行各业,并受到热烈欢迎,但是,计算机技术水平的提升却对医疗机构的档案管理影响不大,很多医疗机构的档案管理电脑只是作为个人信息与档案目录存储器,至于档案的最终检索以及查阅都还需是采取手工操作,档案管理的信息化程度较低。

档案工作的规范,必须得到领导的重视和支持。如何获得领导的信任和支持,笔者认为应对档案管理人员的职责进行界定。一是大局意识。有大局意识和服务意识是档案管理人员应具备的首要意识,要紧紧围绕中心服务工作,及时、准确地为领导和需要查阅档案的人员提供真实可靠的档案信息,使同单位人员能信任并支持档案管理人员和档案管理工作。二是爱岗敬业。档案管理人员要热爱档案工作,踏踏实实地做好档案管理工作,努力学习和钻研业务知识,通过各种渠道,进行档案管理相关工作的培训,不断提高管理水平,要做档案工作的行家里手,取得领导和同事的尊重和信任。

2.2提高人事档案管理人员的素质水平。提高劳动人事档案管理人员的素质水平是实现其科学化管理的重要举措之一。首先要注意改变管理人员的服务意识,使其意识到劳动人事档案作为其配置资源的有效依据,具有十分重要的意义和价值,通过宣传和培训加强人事档案管理者的主动服务意识和积极性。另外,在专业素质方面,则要加强对管理人员的技术培训,加深其对业务的了解,特别是在新技术和设备的使用方法上,要使其能够灵活掌握。或者可以通过开展相关的学术调研活动,提高人事档案管理人员对个人以及岗位的认知水平。

2.1人事档案管理方式的信息化。为了适应社会的发展,时代的进步,加强对劳动人事档案的信息化管理工作,是改善人事档案管理工作方式的重要举措。只有加快对信息技术的发展和应用,加强各类信息在接收以及识别等过程中的效率,才能实现劳动人事档案管理的现代化和信息化。这不仅要利用现代的信息技术对人事档案信息及各类资料进行数字化管理,对归档资料进行记录和统计,并且对日常的资料进行汇编,还应该注意的是,除了这些内容,劳动人事档案的信息化管理还包括一些相关手续的办理等工作。特别是在对人事档案管理的信息资源的建立和开发方面,一定要将劳动人事档案管理工作纳入到一定网络环境下所运行的信息管理系统之中,通过对系统的建立,构建出符合劳动人事档案管理工作特点的计算机管理体系。同时,还要注意对先进的管理模式和设备进行合理引进,促进人事档案的无纸化以及电子化管理,提高档案管理的效率。

综上所述,人事档案管理工作的水平对企业选拨高素质人才有至关重要的作用,是评估员工工作能力的数据来源,在企业人力资源管理中是不可或缺的。提高人事档案管理工作能力和效率能促进企业人力资源管理的水平,从而提高企业在行业内的竞争力。目前,大多数企业中的人事档案管理工作体系不够完善,存在许多管理漏洞,作为企业的人力资源管理者,能察觉这一纰漏并积极的改革与完善,使人事档案管理在企业人力资源管理中充分发挥其重要作用,在经济飞速发展的环境下,利用科学的、有效的措施更好的服务于人事档案管理工作,提高企业人才的任用率,促进企业的飞跃性的发展。

其次,业务培训方面要完善。知识更新已成为时代的要求,培训是现代企业开发人力资源的基础工作。为适应新时期发展的需要,企业中每位员工都要不断进行培训、更新知识,提高业务水平。每次的培训内容、测试试卷、考核结果(或结业证书复印件)、培训单位的鉴定等都应记入个人培训档案,为下次培训需求提供参考依据。

再者,绩效评估及奖惩方面要完善。员工绩效评估和奖惩是现代企业人力资源管理的核心工作,需要大量的考核记录作为依据,这些有价值的记录都要及时地、准确地收入人事档案。充分利用这部分档案,企业可以对每位员工某段时间的业绩、素质、能力等各方面进行综合的评价,它为员工队伍优化、部门之间人员调配,为岗位、薪酬级别的调整,为下一步的培训,提供了客观全面的依据。最后,岗位及薪酬调整方面要完善。人事任免、岗位及薪酬级别调整记录是绩效评估和奖惩的结果,也要及时收入人事档案。

(三)加快档案管理人才队伍建设。高素质的专业档案管理人员可优化人事档案管理工作,因此,医疗机构应建立并完善专业人才聘用与培养机制,聘请一批责任感强、高素质、高学历、可熟练操作计算机的档案管理专业人员,同时,应定期对原有从业人员进行专业知识与技能的培训,要严格遵循“持证上岗”原则,促进档案管理人才队伍建设。

【摘要】随着社会经济体制的逐步完善,企业的管理核心由产品管理变为知识管理。新世纪企业间的竞争归根究底是人才的竞争,人力资源管理成为企业管理中重要的部分,企业内的人力资源管理水平决定着企业的发展进程。在企业人力资源管理的改革中,人事档案管理和人力资源管理相辅相成,二者的关系也随着社会的进步而不断发生变化。在现今的企业发展状况下,企业管理中人力资源管理对人事档案管理具体工作做出了新的要求,为保障企业的长远发展,人事档案管理体制的改革工作迫在眉睫,笔者从企业人力资源管理的角度,对人事档案管理工作做出的新要求进行了详细的阐述。

与传统的企业人事档案管理相比,无论是工作内容还是工作环境以及工作要求,信息化管理都更加复杂。这就要求加强信息化管理人才队伍建设,将那些具备档案管理、信息管理、企业管理等综合管理能力的人员放到企业档案管理信息化建设当中。加强教育和培训,使他们在理念、技术、管理、应用方面始终走在前沿,为企业加强人事档案管理信息化建设奠定人才基础。

(二)强化人事档案管理信息化和现代化。医疗机构应利用计算机等先进技术辅助人事档案管理,将文字档案资料转化为电子档案,保证了人事档案纸质资料与数据资料的并存,并根据相应需要,利用计算机进行查询,同时应利用计算机网络技术实时更新人事档案管理信息,借助互联网络对不属于保密范畴的档案信息进行资源共享,这不仅提升了档案管理工作的效率,更是提升了档案资料的利用率,进而实现了医疗机构人事档案管理的高效性。

档案管理人员是档案管理过程中的主要人员,对档案管理的规范化程度以及管理水平有很大影响。当前很多事业单位的档案管理过程中管理人员依旧采用传统的方式方法进行管理的现象,其根本原因就是档案管理人员自身的能力水平不高,对此,必须要加强对档案管理人员的综合能力水平的提升,以提高档案管理质量。比如事业单位可以为档案管理人员提供一些深造学习的机会,在事业单位内部可以举办一些针对档案管理的讲座等,让档案管理人员能够不断开拓思维,将新的管理理念应用在档案管理过程中。档案管理人员自身应该要加强自我学习意识的培养,在日常的工作过程中应该要积极结合信息时代的档案管理特征,加强对各种新媒体以及新技术的认识,学习计算机技术、通信技术等各种新技术的使用方法,使用新技术进行档案管理。同时还可以借助各种媒介平台加强与其他档案管理人员的沟通和交流,就档案管理过程中的经验进行分享,将自己对档案管理的看法讲出来,畅所欲言,通过这种方式进行交流,档案管理人员取长补短,对自己的档案管理问题进行反思,累积更多的档案管理经验和档案管理方法,从而实现人事档案管理水平的提升。

首先,员工基本履历方面要完善。目前企业员工的基本履历档案内容不太齐全,如员工应聘时的求职简历及证明材料等,还需要进一步完善。对于干部档案,由于大多数企业无权保存,为方便利用,企业应通过正常程序将干部档案部分内容备份或统计,归入企业内部档案。如有必要企业还要通过员工的毕业学校或原单位等正常渠道侧面了解所招聘员工,所收集材料也应归入人事档案。这对企业更加客观全面地了解员工、更加合理配置、培训和使用人才有着相当重要的作用。

1.1人事档案管理方式较为落后。劳动人事档案管理方式落后的主要原因之一就是因为种种落后的管理观念,这使得在财力及物力的各个方面,人事档案管理都显示出了不足之处,特别是在当今社会经济如此高速发展的情况下,仅仅凭借古老传统的档案管理模式早已不能满足其需求。在操作方面,目前的人事档案管理方式仍然主要借助手工操作这种较为原始的操作层面,对于先进技术及设备的应用明显不足,也缺乏相应的合理有效的管理模式。而在对人员的管理方面,不难发现,上层领导对于人事档案管理工作重要性的认识明显不足,对其工作性质认识的较为片面,普遍认为这项工作仅仅是一项简单的操作,没有意识到人事档案管理工作的机密性以及科学性等专业性质,这诸多的情况使得人事档案管理工作缺乏上层领导以及下级管理人员的专业对待,其自身的特性没有办法得到充分的体现。

(二)档案管理人员素质不高,手段较为落后。我国人事档案资料大都保存在各级就业服务中心、人才流动服务中心以及大学生就业指导中心,人事档案管理体制基本呈现档随人走的状态,这严重抑制了优秀人才的自由就业。近些年,人事制度改革的不断推进,使得人事管理人才的需求与日俱增,对人事档案管理人才提出更高更严的要求。但是,部分医疗机构不重视管理人才的聘用与培养,以至于现阶段很多人事档案管理人员都并非科班出身,专业知识和技能严重不足,更是没有认识到人事档案管理工作的重要,有些管理人员甚至连最基本的业务都不熟悉,就更别提做好专业性较强、要求较高的卫生类毕业生的档案管理工作。同时,很多医疗机构的人事档案管理工作人员身兼数职,这就使得他们没法全身心地做好人事档案管理工作,只能将档案资料简单的放置在档案盒中,办公环境极其简陋,无铁窗、铁门,基本上是档案室与仓库为一体,而且,档案管理一般是手工操作,不仅查阅工作困难,更是无法保证档案的完整性。

(四)强化人事档案管理的基础建设。医疗机构应加大对档案管理部门的资金投入力度,实现基础硬件设施的配备,例如:计算机及其管理系统,建立专门的档案库房,并配备专业的档案柜,档案库房内要做好降温、去潮、灭火等工作,定期对库房进行防火、防蛀、防潮以及防高温等工作的检查,及时更新各种设备,将安全隐患扼杀于萌芽,同时要保持库房的温度,做好库房清洁工作,将档案库房、档案室以及档案管理人员分隔开,延长档案的损毁时限,这样可提升人事档案的安全性。

档案管理是为事业单位发展提供充足的信息材料的重要过程,尤其是对于事业单位而言,越来越多的档案信息,必须要加强整理,从而才能为事业单位的发展提供更多的信息和资料。事业单位的档案类型有很多,涉及到事业单位发展的方方面面,比如各种公文档案、绩效档案、人事档案等,人事档案管理是人力资源管理的重要基础,对于了解事业单位的工作人员的工作情况,分配人员工作有一定的指导作用。随着信息时代的不断发展,加强人事档案管理的内容控制以及方法的创新,有助于对事业单位的档案管理水平进行提升,使得各项资料能够得到有效的保存,防止出现信息缺乏的现象。

(一)提升人事档案管理的认识。人事制度改革的不断深化,各级医疗机构应提升对人事档案管理的认识,明确人事档案管理的重要性,并将其纳入日常工作议程,同时应组建档案管理监督小组,定期或不定期地对档案管理工作进行监督、检查以及指导,及时发现问题及时解决,并对人事档案工作进行定性定量的考核,助推我国医疗机构人事档案管理工作的规范化、科学化和制度化建设。

前文阐述了人事档案资料的作用,做好人事档案管理的工作,首先要保障档案资料的真实性。在进行人事档案信息收集工作时,所有的资料必须实事求是,记录真实信息,避免含糊不清和信息矛盾。其次,提高对档案规定制度的宣传力度,人事档案管理工作者要做到公平、公正、公开,要调动和利用档案都必须按照规定程序进行,此外,要对相关制度进行修正,认真贯彻实行和执行,不论职位高低都应遵守,避免出现虚假档案。最后,还要做好档案信息的鉴定和监督工作,对已完成的记录资料进行审核,杜绝人为等不真实篡改,保障档案数据的真实可靠性,才能更好地服务人力资源调动。

总之,企业要搞好人力资源开发需要开展大量的工作,而人事档案管理则是其最基础的工作,传统的人事档案(尤其是培训和绩效评估、能力考核方面)满足不了这方面的要求。我们必须在传统人事档案基础上,对其做相应的完善,以充分发挥人事档案的价值,使其真正由“死档案”变成“活资料”,更好地服务于我国改革开放和社会主义现代化建设。现代企业要做到人尽其才,提高企业竞争力,必须深度开发人力资源。人事档案是合理用人、选人的重要基础。人事档案的完善为人力资源的管理提供了重要依据。人事档案的完善为制定规章制度和企业改革提供了必要条件。档案的价值在于利用,完善人事档案将有利于现代企业挖掘员工的潜能,更加合理地配置人力资源,不断提高企业自身的核心竞争能力,推动企业进一步发展壮大。

(一)档案管理重视度不足。人事档案管理工作是人事管理的常规工作,工作业绩不明显,不易引起人们的关注,随着医疗机构人事制度改革的不断深化,我国医疗机构大都采取岗位聘任制,对工作人员进行公开招聘以及解聘,但是还有部分医疗机构采取传统的管理方式,医疗机构领导层忽视档案管理工作,并没有将其纳入日常工作议程,久而久之,这些医疗机构的人事档案管理工作停滞不前。

人事档案信息系统,除了为用人单位和个人提供档案信息外,档案信息系统一经形成,它就是当地重要的人才信息库,为用人单位和档案寄存者服务。例如,通过数据库建设,可以录入人员的学历、职称、学习和工作经历、业务能力、特长爱好等,从而为当地的行政管理及其政策的制定提供参考。信息化是当今社会发展的一大趋势,也对档案管理工作有了新的要求,那就是运用新的档案管理手段和新的信息技术,促进档案管理工作效率和水平的提高,以期尽快实现档案信息化管理。目前,计算机技术已普遍应用在档案管理工作中,在国内,也有越来越多的学校使用计算机辅助管理档案。迫在眉睫的一个形势就是人事档案计算机辅助管理,加速信息化档案管理,推动档案管理的和谐有序的发展,还必须提高档案工作人员的专业技能和素质。

长期以来,传统计划经济占市场经济的主导地位,使得我国的事业单位存在以下3个弊端:第一,机构人员容量过多,职权范围的任意扩大。第二,管理过手段行政化,运作机制非效率化。第三,资源配置非社会化,国家财政负担重。虽然近几年以来,我国各相关部门都有推动事业单位的体制改革,但是,从大体上来看,当前的改革进程与我国的社会主义经济体制已经相关的事业发展还不能很好的融合,首先适用于事业单位的特性的人事管理机制还没健全;竞争激励以及自我约束的制度没有健全;认识档案管理机制还沿用老旧的模式,以上这些问题,都要求事业单位的人生体制改革的脚步必须加快。

2.3加强人事档案管理的监督。劳动人事档案材料的规范性较低是导致其失真的重要原因,因此加强对人事档案管理工作的监督,对于整合人员的信息具有重要意义。还能更新补充人事档案,保证在对人事材料进行收集归档时,对材料的真实性以及完整性进行严格检查。特别是对于一些需要本人签字盖章的文件,不允许代签。避免出现人事档案材料缺公章或是少签字的现象出现。管理体制上特别注意加强对劳动人事档案安全保密性和开放性的管理,实现人事档案转接程序的正规化。对于从事档案工作的有关人员实行监督考核制度,通过一定的奖惩制约机制来提高人事档案管理的严肃性,增强管理意识,保证其人力资源信息的安全性。

随着经济全球化的趋势和知识经济日新月异的发展,现代企业均感到开发人力资源是提高企业核心竞争力的迫切需要,如何做到人尽其才,提高企业竞争力,是急需解决的问题。要解决这一重大问题,必须深度开发人力资源,而开发人力资源与人事档案工作的完善有着密切相关的联系。人事档案是合理用人、选人的重要基础。人事档案的管理是人力资源管理的重要组成部分,要做到人力资源的合理配置,最大限度地实现人力资源的价值,提高员工工作效率和企业经济效益,降低人力资源成本,就必须完善人事档案管理。调整员工岗位必须熟悉员工的档案情况,查阅人事档案已成为考察、任免、调动、调整等工作中一个不可省略的重要程序,它在企业队伍建设中发挥着重要作用。人事档案的完善为人力资源的管理提供了重要依据。要做到人尽其才,使每个员工在各自的岗位上发挥最大作用,就必须知人善任,不仅要看员工的现实表现,而且要看他的全部历史和全部工作。人事档案是个人经历和社会实践的记录,是个人思想品德、业务能力和工作情况的反映,是合理用人的重要依据。了解每个员工的全部历史和全部工作,实际上主要是通过查阅分析档案,对其经历、品德、学识、专长等一贯表现和优缺点进行立体考察。员工档案中的各类情况对全面了解每个员工发挥着非常重要的作用。人事档案的完善为制定规章制度和企业改革提供了必要条件。人事档案从侧面反映了党的政策的历史沿革、发展和贯彻落实情况,档案材料是经过组织审查、档案管理部门认真鉴别的,是历史的真实记录。同时它有组织公章、个人印章等,有一定的法律效力。企业可根据事业的发展需要、员工的综合素质,在分析研究的基础上制定出相应的规章制度和企业改革方案。

一是档案管理不完善,规章制度不健全。这直接导致人事档案归属不明,管理不善。据调查,现还有许多单位没有专用的人事档案库房,有的档案就直接堆放在办公室的柜子里,有的档案与别的档案一起放在综合档案室里,没有形成统一的管理体制。二是制度落实不到位,管理不严格。一些单位虽然制定了人事档案管理制度,但在实际操作中力度不大,一些职能部门在查借阅和转递干部人事档案的过程中,未出具介绍信、不登记查借阅手续、不按要求转递人事档案等。由于制度落实不到位,管理不严格,擅自涂改、圈划、抽取、销毁或撤换档案材料时有发生。三是管理制度滞后,不够完善。随着干部人事制度改革的不断深入,干部信息形态、档案的整理、保管和利用手段以及业务范围也随着发生了变化,旧的档案管理制度已不适应新的社会发展的要求,需要进一步修订完善。

第一,要进一步建立干部人事档案及材料审核把关、材料接转、档案质量通报登记等档案管理制度,及时发现和纠正干部人事档案内容失真的问题,确保档案内容真实可靠,维护干部人事档案工作的严肃性。第二,要建立和完善干部档案材料收集工作的协调机制,加强组织人事部门内部各工作机构在干部档案材料形成、收集上的沟通协调。第三,要建立工作联系制度和情况通报制度,保证干部人事档案材料形成规范、收集齐全、归档及时。加强硬件建设实现干部人事档案管理制度化、规范化、科学化、信息化,硬件建设是基础,领导重视是关键。应把干部人事档案工作列入重要议事日程,制定切实可行计划、采取切实有效的措施。第四,单位要从信息资源的角度管理干部人事档案,用信息管理的理念创新干部人事档案工作,加强对干部人事档案信息的综合分析研究和深度开发利用,实现干部人事档案工作从简单管理型服务向研究开发型服务转变,把干部人事档案管理部门建设成为干部工作、人才工作的信息库和参谋部。